Как успешно проводить встречи дистанционно

В дополнение ко всем известным нам проблемам регулярных собраний, от не релевантных пунктов повестки дня до раздутых размеров собраний, удаленные собрания также сопряжены с уникальными проблемами.


Во-первых, возникают проблемы с общением. Без визуальных подсказок встреча потенциально чревата тем, что люди перебивают друг друга, затрудняются найти коммуникационный поток и могут быть неверно истолкованы (например, сарказм и мотивы выявить труднее). Вдобавок ко всему, фоновый шум в сочетании с плохим качеством связи, если таковой присутствует, ещё больше подрывает насыщенность общения и способность участников координировать свой вклад.


Удаленные встречи особенно подвержены так называемому социальному безделью. Это человеческая тенденция к снижению усилий и мотивации при работе в группе, сродни прятанию в толпе. Социальное безделье усиливается, чем больше ощущается анонимность, а анонимность увеличивается во время удаленной встречи из-за виртуального барьера между членами команды.


Хорошая новость заключается в том, что есть эффективный и проверенный метод, который позволит сделать ваши удалённые совещания успешными. Наука о встречах принесла ключевые идеи, которые могут быть невероятно полезны для встреч с лидерами, особенно в то время, когда увеличивается количество удаленных встреч.


Дорога вперёд!


После опроса сотен участников собрании о лидерстве выяснилось, что у лучших руководителей собраний есть что-то общее: они разделяют схожий образ мышления, в котором они осознают свою роль распорядителя времени других. Интересно, что лидеры часто принимают стратегию управления, когда встреча проводится с важными клиентами или заинтересованными сторонами, потому что они никогда не захотят, чтобы эти ключевые люди покинули встречу, заявив, что это пустая трата времени. Но принципы такого руководства встречей часто игнорируется при встрече с командой и / или коллегами.


Когда вы принимаете управленческое мышление, вы становитесь осознанными в принятии решений на собраниях от начала до конца. Чтобы осознанно управлять собранием, не требуется делать огромной работы. просто следуйте советам, описанным ниже.



Советы перед удаленной встречей


Не приглашайте слишком много. Качество удалённых встреч резко падает по мере увеличения размера. К счастью, удаленные собрания могут быть легко записаны и прослушаны в два раза быстрее участниками, которые не присутствуют в прямом эфире. Так что позвольте второстепенным участникам расслабиться и просто поделитесь записью. Они могут слушать, когда им удобно, вместо того, чтобы встреча прервала их разговор. Однако, и это главное, чтобы члены команды, которые не были приглашены, не чувствовали себя изолированными, дайте им возможность посещать любые будущие встречи по этой теме, если они того пожелают. Обычно они не обращают на вас внимания, но они будут признательны, если их попросят.


Установите время правильно. Не смотря на то, что сейчас времени для совещаний стало больше, избегайте длинных совещаний. Не стесняйтесь делать встречи 20 или 25 минут. Уменьшение времени встречи также создаёт положительное давление коротким коротким промежутком времени. Исследования показывают, что группы, действующие под определенным давлением давлением времени, работают более оптимально за счёт повышенного внимания.


Уточните повестку дня. В отличие от набора тем для обсуждения, попробуйте организовать повестку дня в виде набора вопросов, на которые нужно ответить, чтобы сконцентрироваться, чего часто не хватает на удаленных собраниях. Формулируя пункты повестки дня как вопросы, вы лучше понимаете, кого действительно нужно пригласить на удалённое собрание. Формулируя пункты повестки дня как вопросы, вы знаете, когда закончить встречу. Успешность встречи легче проверить, понимая, были ли получены ответы на заявленные вопросы.

Используйте видео. Создание "присутствия" важно на удаленных встречах. Мы хотим, чтобы участники были активно вовлечены. Видео увеличивает шансы на то, что это произойдет. Видеоконференции более эффективны, когда люди могут видеть выражения лиц друг друга, поэтому подумайте о том, чтобы попросить людей сесть рядом с их веб-камерой.



Советы во время удаленной встречи


Начните вовремя. Ничто так не убивает импульс в начале встречи, как 15-минутная задержка, потому что людям нужно загрузить программное обеспечение или они не могут заставить работать видео или аудио. Все участники должны зайти на 5-10 минут раньше, чтобы убедиться, что все технологии работают. Кроме того, опоздание на встречу является огромным источником стресса для людей, поэтому не подключайтесь в последний момент.


Начните встречу с позитива. Ваше настроение как ведущего имеет значение. Вы задаёте тон. Это может вызвать эффект заражения на на участников совещания там, где их настроение совпадает с вашим. Начните встречу с энергией, признательностью и благодарностью. Это увеличивает шансы на более позитивное настроение при встрече, которое способствует большему творчеству, вниманию и конструктивности.


Установите некоторые нормы. Периодически создавайте взаимные ожидания со своими участниками относительно того, что делает удаленную встречу хорошей. Как мы можем ожидать, что наши удаленные встречи будут эффективными, если мы никогда не говорим о том, что делает совещание хорошим, а чего следует избегать? Расскажите о своих ожиданиях, например: "Давайте не будем превышать 60 секунд, чтобы у всех был шанс высказаться". Или создайте правило, согласно которому каждый должен идентифицировать себя перед тем, как говорить (например, "это Александр, мои мысли…"). Опять же, это помогает создать присутствие в виртуальном окружении.


Активная фасилитация. Это абсолютно важно для удаленных встреч. Руководители собрания должны взять на себя роль фасилитатора. Привлекайте виртуальных участников (например, "Борис, поделитесь, пожалуйста, своими мыслями"), чтобы они были вовлечены. Вы можете даже подумать о том, чтобы вести подсчет, чтобы быть уверенным, что все вносят свой вклад и все голоса слышны. Избегайте общих вопросов: "Есть комментарии?" Вместо этого обращайтесь к людям конкретно.


Кроме того, не позволяйте людям болтать, особенно если учесть более короткий период концентрации внимания и более короткие встречи. Любезно прервите болтовню, если необходимо. Это ваша работа как руководителя собрания.


Используйте инструменты. Осознайте, что молчание не означает понимания или согласия. Существуют отличные онлайн приложения, которые позволяют участникам быстро голосовать, как способ действительно определить, есть ли у вас консенсус. Это можно сделать в режиме реального времени во время встречи или после встречи. Кроме того, имейте в наличии технологию обмена мгновенными сообщениями или чат-комнаты, не для того, чтобы люди могли участвовать в сторонних разговорах, а для того, чтобы участники уведомили вас во время собрания, если они хотят выступить, или указать, что они что-то пропустили. Использование имеющихся в вашем распоряжении технологических инструментов помогает повысить вовлеченность участников встречи.



Советы после удаленной встречи


Не забудьте прояснить, что осталось за несколько минут до окончание встречи. Определите ответственное лицо для каждого элемента встречи. Не позволяйте никому покидать вашу встречу, не понимая, что было сделано или каковы следующие шаги.

Просмотров: 21Комментариев: 0

Недавние посты

Смотреть все
  • тренермоскаленко
  • тренермоскаленко
  • тренермоскаленко

© ИП Москаленко Александр Александрович 2017 - 2020. Все права защищены.

Передовые и инновационные технологии в области образования для взрослых.

Услуги предоставляются ИП Москаленко Александр Александрович ИНН 511005579841

Юридический адрес: Екатеринбург, ул. Чемпионов, 4

Связаться с представителем

Переходя на сайт вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.