РАЙДЕР

ОПИСАНИЕ ЗАДАНИЯ ДЛЯ ОРГАНИЗАТОРОВ ТРЕНИНГА

Уважаемые Коллеги!

 

Если вы планируете организовать какой-либо из тренингов в своем городе, то данная информация по требованиям к организационным вопросам будет для вас актуальной.

 

Для обеспечения высокого уровня организации тренингов, просим вас отнестись к обозначенным требованиям максимально ответственно.

 

 

Что нужно

 

Организатором быть не так сложно, если держать в голове общую картину желаемого события. Никакой особенной «шляпы организатора» в природе не существует. За прошедший год многие, кто организовывал тренинги, были новичками, и организовывали семинары впервые, и у них это неплохо получалось.

 

Тренинг, как правило, представляет собой двухдневное событие, которое начинается в 10 часов утра и заканчивается в 18 часов вечера. По ходу мероприятия делается один перерыв на обед и два перерыва на "кофе-паузу".

 

Дата тренинга и условия оплаты

 

Дата проведения тренинга согласовывается с тренером в течение 5-ти дней с момента получения заявки от заказчика. После установки сроков, заказчиком тренинга осуществляется предоплата в размере 10% гонорара. Остаток суммы выплачивается согласно договора. Как правило, это 50% за 5 дней до начала тренинга и оставшаяся сумма после подписания Акта выполненных работ.

 

Авансовая сумма не возвращается заказчику, если заказчик решил отменить тренинг. Тренинг может быть отменен по причине форс-мажорных обстоятельств (стихийные бедствия, военные действия продолжительностью более 30 дней, ликвидация компании и т.д.) в этом случае авансовая сумма возвращается заказчику, либо засчитывается в счет следующего тренинга.

 

Основные вещи, которые должен обеспечить организатор:

 

Технический райдер

Перечень необходимого оборудования тренеру для качественного выступления.

 

1. Помещение (Зал)

  • Помещение для тренинга (зал), в расчете на комфортное размещение участников в режиме «лекции» и в режиме «практики» (как правило, работают 20 человек, и они должны комфортно размещаться в зале, не мешая друг другу).

  • Возможность зашторить окна от яркого света.

  • Комната не должна выходить окнами на оживленные трассы или другие источники шума.

  • Помещение прямоугольной, квадратной или округленной формы, без колонн.

  • Площадь зала должна обеспечивать минимум 2 кв.м. на каждого участника + зона выступления тренера минимум 10 кв.м. + зона расположения тренера и ассистента минимум 5 кв.м. (Так, для программы 35 человек площадь зала должна быть 70 кв.м. и больше). В слишком большом помещении участники будут чувствовать себя потерянными, а в маленькой - слишком скученно.

  • Помещение должно быть изолированным и полноценным, а не частью другого помещения. Временные перегородки возможны, только если в смежных помещениях ничего не будет происходить. Если для обеспечения тишины вам необходимо арендовать смежные помещения, пожалуйста, сделайте это.

  • Помещение должно быть тихим, без всего отвлекающего (радиоточек, телефонов, шумов из бассейнов, помещений приема пищи, баров, автотрасс и т.п.). Шумы от обогревателей и кондиционеров также не должно быть слышны. Проверьте у служащих помещения, не будут ли параллельно проходить какие-либо мероприятия или работы, способные создать шум.

  • Помещение должно быть кондиционируемым или с возможностью проветривания. Управление обогревом и кондиционированием помещения должно быть доступно из помещения. Вмешательства местного персонала с целью ремонта и наладки оборудования недопустимо. Обогрев и охлаждение должны регулироваться в течение дня для создания участникам комфортных условий.

  • Помещение должно быть хорошо освещено. Прожекторы и фонари лучше не использовать – свет от них редко распределяется по помещению равномерно. Люди должны иметь возможность слышать и видеть друг друга без напряжения.

  • Важно! По крайней мере, 75% поверхности стен должно быть доступным для прикрепления на нее листов флипчарта с помощью кнопок или малярного скотча. На это надо получить разрешение. Картины со стен необходимо снять.

  • Зона проведения кофе-пауз должна быть вынесена за пределы тренингового зала.

 

2. Стулья

  • Стулья каждого участника подвижные (не прикручены к полу и легки в перестановке) устанавливаются в форме буквы П или полукруга или U-образно (подковой).

  • Наиболее желательны - кресла с мягкой обивкой. Стулья не должны быть мягкой мебелью из гостиной или слишком комфортными, типы софы. Точно также не подходят необитые голые металлические или деревянные стулья.

  • Стулья не должны быть расположены достаточно близко друг к другу, чтобы люди терлись плечами.

  • Число стульев должно быть равно числу участников. Не должно быть лишних стульев, чтобы не вызывать у слушателей ощущения, что «кого то нет».

  • Никаких стульев за пределами круга.

  • Перед стульями и за ними должно быть пространство для перемещений (проход). Удобно, когда у стульев есть приставные или боковые столики, потому что участники часто и много пишут.

  • Необходимо обеспечить наличие одного барного стула для тренера.

 

3. Готовность помещения

  • В тренинговом зале все должно быть готово к проведению тренинга не позднее, чем за 1 час до начала.

  • Должен быть организован доступ в помещение тренера и организатора тренингов не менее чем за 1 час до начала для проверки аппаратуры.

  • Участники тренинга получают доступ в тренинговый зал за 15 минут до начала тренинга.

  • Во время тренинга доступ на территорию тренингового зала посторонних людей (всех, кто не является участниками тренинга) категорически запрещен.

 

4. Оборудование зала

В зоне выступления тренера:

  • экран

  • проектор со входом VGA (RGB) с возможностью подключения к ноутбуку прямо на столе тренера

  • звуковая система (колонки минимум 100 Вт)

  • микрофон (или возможность его подключения через пульт к колонкам) – для

  • групп более 30 человек

  • флипчарт с бумагой (минимум 20 листов/день)

  • набор разноцветных маркеров для флипчарта (НОВЫХ! минимум 4 цвета)

  • малярный скотч белый

  • ножницы

  • стол и стул для тренера, стол и стул координатора - оба с возможностью подключения к сети

  • на столе тренера и координатора по 2 бутылки холодной воды с газом (по 0,5 л)

 

5. Раздаточный Материал для участников

  • ручку, карандаш, блокнот, раздаточный материал каждому

  • бейджи с именем участника

  • раздаточные материалы мы высылаем предварительно в электронном виде в формате PDF, которые организатор распечатывает для каждого участника, оформляет в виде брошюры на пластиковую или металлическую пружину

 

Рекомендуем также непосредственно перед началом тренинга убедиться, что у вас

есть последняя версия материалов, желательно также иметь возможность оперативной распечатки материалов, при необходимости.

 

6. Кофе-паузы

  • стандартное время для кофе-паузы с 11:30 до 11:50 и с 15:40 до 16:00

  • обязательно: вода, горячие напитки (чай, кофе), сахар, сливки, лимон, фрукты

  • на выбор заказчика: печенье сладкие и соленые, конфеты, сыр, канапе, бутерброды

  • персонал для замены использованной посуды и уборки

  • питьевая вода (удобно иметь кулер с большим баком воды, лучше даже, когда он свой, но иногда это бывает уже в наличии в самом зале)

  • для тренера - фрукты, орехи (фундук, грецкие, кешью)

 

7. Обеды

Послеобеденные сессии проходят лучше, если обед легкий. Обеды – по возможности, довольно часто людям просто объясняют «куда тут можно пойти»

 

Общее: Питание участников лучше постараться организовать централизованно – иначе это отнимает слишком много времени и выбивает участников из колеи. Идеально – вообще сделать так, чтобы питание происходило на месте или рядом.

 

8. Фото и видео съемка

Фотосъемка обязательна. Участники должны получить на память свои фотографии, которые будут им напоминать о состоянии и о решениях, которые они приняли во время тренинга. Весь отснятый материал передается также нашей компании.

Видео съемка тренинга возможна. Условия обговариваются индивидуально.

 

Бытовой райдер

 

Условия для проезда, проживания, питания и т.п.

 

Этот райдер служит гарантией того, что на тренинге тренер будет себя хорошо чувствовать. Если мы останавливаемся в хорошей гостинице, едим здоровую пищу, работаем в удобном зале - в этом случае у тренера настроение хорошее и программа получается отличной. Каждый участник получает желаемый результат на высшем уровне. Качество тренинга зависит от энергии, которую тренер должен отдать не в дороге, а на тренинге.

 

Транспортный трансфер

Заказчик обеспечивает проезд тренера и координатора в город проведения:

  • самолет: эконом класс - если перелёт занимает менее 2х часов и бизнес-класс, если перелёт занимает более2х часов (предпочитаемая авиакомпания S7)

  • авто

  • поезд (класс купе или выше)

 

Предварительно вид транспорта и время оговаривается с координатором. Билеты должны быть получены координатором минимум за 2 рабочих дня до поездки.

Заказчик обеспечивает встречу тренера и координатора с вокзала (аэропорта, другого места встречи) и доставляет к месту проживания. Ко времени отъезда - к вокзалу (аэропорту). Заказчик обеспечивает переезд тренера и координатора с гостиницы к непосредственно месту программы и в конце программы к месту проживания.

 

Проживание

Поселение и обеспечение условий для проживания тренера и при необходимости координатора на месте выездного проведения программы Гостиница – не ниже 3-х звезд туристического класса. В гостинице должна быть холодная и горячая вода. Зимой – отопление, летом – кондиционер. Обязателен доступ в интернет.

В номере должна быть гладильная доска и утюг.

Номер должен быть некурящий.

 

Питание

В рационе тренера обязательно должны быть лёгкий завтрак и плотный ужин.

В обеденный перерыв тренер не обедает, однако, предпочитает пить свежесвареный кофе с сахаром и без молока.

При невозможности обеспечения горячим питанием, необходимо закупить: фрукты (яблоки, бананы), орехи (грецкие, фундук).

 

Договорные моменты с тренером, которые должны быть внесены в контракт:

Прибытие/отбытие: Организаторы встречают и сопровождают тренера до места жительства, и, точно так же, сопровождают его при отъезде.

Транспорт для тренера: Самолет эконом-класс (или выше), поезд купе, автомобиль. Оплата автомобиля, такси, метро в городе пребывания – включить в расходы семинара.

Размер группы: Приемлема для работы группа не менее 12 и не более 40 человек. Более 40 человек обговаривается отдельно.

Транспорт от места проживания до места тренинга: Если нужен транспорт, то организатору нужно об этом тоже позаботиться.

Проживание тренера, при работе на выезде: Номер в гостинице. По договоренности.

Питание тренера вне тренинга в течение работы (все рабочие дни): счета в ресторанах.

Аудиозапись: Любой участник может свободно делать любые аудиозаписи на тренинге. Однако эти записи могут делаться исключительно для частного использования, и не должны далее распространяться через интернет или по каким-либо другим каналам общественного характера.

Сертификаты выпускников: Выдаются тренером в соответствии со списком участников и имеют общий фирменный стиль. Для того, чтобы получить сертификат, нужно будет заполнить заявку на сертификат, которая будет включена в виде бланка в пакет материалов на тренинге.

Реклама: Любое рекламное пространство и рекламные мероприятия на тренинге или в связи с ним остаются прерогативой тренера. Сюда входят, в том числе, одежда тренера, баннеры на стенах и проч. места, попадающие в область внимания участников, все раздаточные материалы, презентации в перерывах, внесение какой-либо рекламы или титров в видеоматериалы, последующее использование полученных видео или аудио для рекламных целей и прочее – все это является предметом отдельных договоренностей и не должно использоваться или проводиться без них.

© «Moskalenko Workshop» 2017. Все права защищены.

Передовые и инновационные технологии в области образования для взрослых.

Переходя на сайт вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности.